„Potřebovali bychom to o týden dřív. Šlo by to?“ Podobná věta může znít jako obyčejná prosba o rychlejší dodání. Ve skutečnosti ale často znamená přesouvání práce, změnu plánů zaměstnanců, dražší dopravu nebo odklad jiné zakázky. Pokud zákazník chce přednostní termín, měl by v ceně vidět i to, co jeho požadavek ve firmě skutečně způsobí.
Nejdřív zjistěte, co musíte kvůli rychlejšímu termínu změnit
Expresní příplatek se špatně určuje jedním univerzálním procentem. U jedné zakázky stačí posunout dva úkoly v kalendáři, u jiné musíte objednat materiál expresní dopravou, zaplatit přesčas nebo přerušit rozpracovanou výrobu. Navenek přitom mohou obě vypadat podobně.
Než tedy zákazníkovi sdělíte cenu, projděte si konkrétní dopad jeho požadavku. Pomůže jednoduchá otázka: Co bychom udělali jinak, kdyby termín zůstal původní?
Rozdíl může tvořit například:
- příplatek dodavateli nebo dopravci za rychlejší dodání,
- přesčas zaměstnanců, nábor brigádníků či práce externisty,
- čas navíc potřebný na nové rozvržení výroby,
- přerušení jiné práce a její pozdější opětovné rozběhnutí,
- náklad spojený s posunutím jiné zakázky.
Poslední dvě položky firmy snadno přehlédnou. Přerušení práce ale není zadarmo. Pokud někdo musí odložit jeden projekt, připravit podklady k jinému a za dva dny se vrátit zpět, ztratí část času jen změnou kontextu. Ve výrobě může být podobným problémem přenastavení stroje, přesun materiálu nebo změna pořadí jednotlivých operací.
Příplatek nemusí odpovídat počtu ušetřených dnů
Cena za rychlejší termín by neměla vznikat stylem „tři dny dřív znamenají 3 % navíc“. Čas se totiž v provozu nechová lineárně. Rozdíl mezi dodáním za čtrnáct a deset dnů může být téměř nulový, zatímco posun z pěti dnů na tři už vyžaduje zásah do celého harmonogramu.
Vyplatí se proto vytvořit si několik rychlostních pásem. Standardní termín zůstane bez příplatku, za mírně zrychlené dodání účtujete menší příplatek a u skutečně expresní zakázky vyšší. Nemusíte přitom zákazníkům ukazovat složitý ceník. Důležité je, abyste uvnitř firmy věděli, kde přibližně leží hranice mezi běžnou a mimořádnou organizací práce.
Takový systém také eliminuje improvizaci. Když cenu stanovujete pokaždé podle momentálního pocitu, snadno jednomu klientovi řeknete 10 % a jinému za téměř stejnou situaci 30 %. U většího týmu navíc každý obchodník může rychlost zakázky chápat jinak.
Spočítejte také cenu narušeného pořadí
Představte si, že máte na příští týden naplánované tři zakázky. Čtvrtý zákazník nabídne zajímavou cenu, ale chce dodání jako první. Pokud ho předřadíte, nemusíte automaticky utratit víc za materiál ani za mzdy. Přesto vás jeho požadavek může něco stát.
Jedna z původních zakázek se totiž posune. Možná tím nic neztratíte, ale možná budete muset zákazníkovi vysvětlovat nový termín, zaplatíte smluvní sankci nebo si zhoršíte pozici u klienta, který objednává pravidelně. I takové důsledky patří do úvahy o ceně.
Při rozhodování proto sledujte dvě částky:
- kolik vás bude stát samotné urychlení,
- o kolik hodnotnější musí expresní zakázka být, aby dávalo smysl změnit kvůli ní pořadí.
Druhé číslo nemusíte zákazníkovi nijak vysvětlovat. Potřebujete ho hlavně sami pro sebe.
Kdy se vyplatí procenta a kdy pevná částka
U menších zakázek může procentní příplatek fungovat překvapivě špatně. Když výrobek stojí 1500 Kč a expresní režim přidá 10 %, získáte 150 Kč. Jen telefonování s dodavatelem, změna rozpisu práce a předání instrukcí přitom mohou zabrat půl hodiny.
Proto může dávat větší smysl minimální expresní poplatek. Teprve nad určitou hodnotou zakázky pak použijete procento z ceny. Firma tím pokryje organizační práci, která vzniká bez ohledu na to, jestli zákazník objednal zboží za 3000 Kč, nebo za 30000 Kč.
Můžete si například nastavit interní pravidlo:
- menší zakázka: pevný minimální příplatek,
- střední zakázka: procentní příplatek,
- složitá nebo velmi rychlá zakázka: individuální kalkulace.
Smyslem je zabránit situaci, kdy malá expresní objednávka zaměstná několik lidí a firma na ní nakonec vydělá méně než na běžné práci.
Pozor na zakázky, které jsou výhodné jen na papíře
Expresní objednávka může vypadat atraktivně, protože zákazník souhlasí s vyšší cenou. Jenže vyšší tržba ještě neznamená vyšší zisk. Pokud kvůli zakázce nakoupíte dražší materiál, zaplatíte přesčasy a ještě posunete dvě jiné zakázky, může příplatek rychle zmizet.
U větší objednávky se navíc může objevit další problém: peníze vydáte dřív, než je dostanete od zákazníka. Materiál potřebujete okamžitě, dodavatel chce zaplatit předem a odběratel má například třicetidenní splatnost. Firma pak musí kromě ceny řešit i krátkodobý tlak na hotovost.
Pokud kvůli podobné zakázce zvažujete například úvěr pro podnikatele, započítejte cenu financování přímo do kalkulace. Jinak můžete sice získat zajímavý obchod, který vám však na několik týdnů nepříjemně zatíží účet.
Proto si před potvrzením větší expresní zakázky zkuste spočítat tři výsledky:
- zisk při běžném termínu,
- zisk při zrychleném termínu,
- stav firemních peněz v týdnech před zaplacením faktury.
Teprve pak ukážou, zda se rychlejší dodání skutečně vyplatí.
Nenechte z expresního termínu udělat nový standard
Největší problém někdy nevznikne u první expresní zakázky, ale u druhé a třetí. Jakmile zákazník několikrát dostane rychlejší dodání bez jasně odděleného příplatku, začne kratší termín považovat za běžnou službu a příště už nemusí mít pocit, že žádá něco navíc.
Proto je dobré uvádět v nabídce standardní termín a expresní variantu odděleně. Zákazník tak vidí, že si nekupuje stejnou službu za vyšší cenu, ale jiný režim zpracování. Stačí jasně popsat, co kratší termín znamená a kolik stojí.
Nezapomeňte si také ponechat možnost expresní zakázku odmítnout. Ne každý volný večer zaměstnanců, každé místo ve výrobě nebo každá mezera v kalendáři musí automaticky znamenat další objednávku. I „ne“ může být pro firmu finančně správné rozhodnutí.